La dématérialisation est une
démarche d’automatisation des processus reposant sur la
numérisation des documents « papier » et dans l’exécution
automatisée de procédures jusque-là manuelles. On pourra
citer à titre d’exemple le traitement électronique des
feuilles de soins par la sécurité sociale. Loin de ne
concerner que les entreprises, elle touche de plus en plus
le grand public.
La dématérialisation est le terme qui s’est imposé pour
décrire l’automatisation de procédures qui impliquaient
jusqu’ici le traitement manuel de données stockées sur un
support papier. Il s’agit en fait d’une extension du domaine
de la numérisation qui après s’être appliquée aux images, à
la musique et à la vidéo, concerne de plus en plus le
traitement de documents administratifs, les formulaires de
toutes sortes …
Les bénéfices découlant de la dématérialisation sont de
plusieurs ordres :
* Automatisation de la saisie et du traitement de données
préalablement numérisées, supprimant ainsi les erreurs de
saisie des opérateurs
* Elimination du support papier et donc réduction de
l’empreinte carbone
* Archivage électronique permettant de retrouver
rapidement l’information voulue
* Accélération des procédures
Les avantages sont tels que la plupart des entreprises,
tout comme des administrations, ont entrepris des chantiers
de dématérialisation plus ou moins ambitieux.
A titre d’exemple, la dématérialisation des factures
constitue un enjeu important pour une entreprise comme la
RATP qui émet pas moins de 250 000 factures par an. Le
traitement automatisé des feuilles de soin par la sécurité
sociale permet de gérer annuellement plus d’un milliard de
demandes de remboursement. Sachant que le coût de traitement
automatisé est de 0,27€ par feuille contre 1,74 € pour un
traitement manuel, on mesure l’importance de la démarche
pour non seulement réduire massivement les coûts de
traitement mais également améliorer l’efficacité de la
procédure en accélérant les délais de remboursement.
Un chantier d’actualité pour un grand nombre
d’entreprises concerne la télé-déclaration de la TVA, de
plus en plus d’entreprises s’intéressent à la feuille de
paie électronique.
L’administration cherche également à simplifier le
travail de ses administrés en instaurant progressivement des
procédures dématérialisées comme la télé-déclaration de
l’impôt sur le revenu ou encore le paiement en ligne des
amendes.
Le particulier n’est pas oublié avec la multiplication
des factures électroniques émises par les différents
fournisseurs institutionnels : opérateurs téléphoniques,
fournisseurs d’accès internet, EDF, …
Les distributeurs d’eau installent désormais des
compteurs qui ont la particularité de transmettre
automatiquement les consommations sans nécessiter la visité
d’un préposé en charge du relevé des compteurs. Cette
facture étant ensuite potentiellement transmise via email,
la boucle est bouclée !
La généralisation de la dématérialisation se heurte
malgré tout à des obstacles techniques considérables au
premier rang desquels se trouve la question de
l’authentification des acteurs d’une transaction
électronique. S’il est assez aisé de dématérialiser une
procédure à l’intérieur d’une organisation, la question de
l’identité d’un participant se pose dès lors qu’une
procédure implique deux organisations, une organisation et
un particulier, une administration et une entreprise ou une
administration et un particulier.
Pour une entreprise, il est également impératif
d’intégrer toute démarche de dématérialisation avec son
système d'information et notamment avec le progiciel de
gestion intégrée de la société.
Dans tous ces cas de figure, il est nécessaire
d’authentifier de façon certaine les participants impliqués
dans une procédure. Il est également souvent nécessaire de
signer électroniquement un contrat sans oublier de conserver
de façon inaltérable les preuves numériques des transactions
intervenues.
Les outils nécessaires n’existent que partiellement et ne
peuvent s’appliquer à l’ensemble des démarches. Une carte
bancaire fait office de preuve si elle est utilisée avec son
code PIN pour régler une transaction mais ne pourra pas être
utilisée pour authentifier son détenteur en dehors de ce
cadre. Il est également nécessaire de disposer du cadre
juridique adéquat permettant de considérer un enregistrement
électronique, un email par exemple, comme une preuve.
La complexité croissante de
l’authentification
Pour pallier à ces lacunes, le gouvernement travaille à
l’instauration d’un certificat d’identité numérique (appelé
IDéNum) qui devrait permettre de simplifier les démarches
entre l’administration et les particuliers mais pourrait
également s’étendre à la sécurisation des transactions entre
le détenteur du certificat et des sites marchands. Cette
initiative vise à reproduire des démarches similaires déjà
mises en œuvre dans d’autres pays européens. Ce certificat
deviendrait une sorte de version électronique de la carte
d’identité. Les tests devraient démarrer à la fin de cette
année pour une mise en service espérée dans l’année 2011.
Pour le particulier, la multiplication des transactions
électroniques pose la question de la centralisation des
documents. Alors que les factures papiers arrivent toutes au
domicile postal de l’intéressé, certaines entreprises
transmettent un fichier PDF à titre de facture quand
d’autres envoient un lien sur leur serveur. Il devient alors
très difficile de centraliser les différentes factures d’un
foyer et c’est la raison pour laquelle de nouveaux
prestataires sont récemment apparus proposant des coffres
forts électroniques. Ces coffres forts d'un nouveau genre
sont chargés de centraliser l’ensemble des documents
sensibles d’un particulier (feuilles de paye, quittances,
factures et bons de garanties divers …).
Bref, le processus de dématérialisation est en marche qui
promet de simplifier nos démarches personnelles comme
professionnelles tout en représentant une étape
supplémentaire dans la numérisation de nos existences.
