Au cours des années, Outlook est devenu un composant
majeur d'Office en tant qu'outil essentiel de gestion des
courriels, mais aussi de l'emploi du temps et des contacts.
Outlook 2010 apporte un grand nombre de nouveautés
permettant de gagner en productivité, de gérer plus
efficacement les messages tout en s’ouvrant vers les réseaux
sociaux.
La version 2010 d'Outlook est sans doute la révision la
plus importante de cette application depuis ses débuts et un
des composants ayant le plus évolué dans cette nouvelle
version d’Office.
La version 2010 comprend tout d’abord le ruban apparu
avec Office 2007 mais dont Outlook était resté curieusement
dépourvu jusqu’ici.
A première vue, l’interface d’Outlook 2010 peut sembler
intimidante, notamment du fait de l’apparition du ruban qui
vient ajouter soudainement un grand nombre d’icônes
supplémentaires.
L’organisation d’Outlook reste malgré tout largement
similaire aux versions précédentes 2007 ou 2003, ce qui
simplifie la prise en main de cette nouvelle version.
Outlook 2010 met l'accent sur la productivité.
Une gestion des messages facilitée
Cette nouvelle version apporte des outils permettant de
regrouper les messages par conversation, "d'ignorer" des
messages ou encore de "nettoyer" une conversation.
Si Outlook 2007 comprenait une gestion des
« conversations », c’est à dire un regroupement des messages
partageant un même objet, Outlook 2010 rend l’utilisation de
cette fonction beaucoup plus aisée.
Dans la copie d’écran ci-dessous, le message surligné
regroupe en fait près d’une vingtaine de courriels et de
réponses à un même message. L’indicateur en forme de
tête de flèche a pour objet de signaler un regroupement de
messages.
Si on clique sur cet indicateur, on obtient la vue
suivante :
Cette vue éclatée de la conversation comprend l’ensemble
des messages échangés. Chaque message précédé d’un point
orange désigne une conversation distincte mais connexe au
sujet d’origine. A noter que tous les messages peuvent être
affichés, y compris ceux qui sont stockés dans des dossiers
différents comme ici dans le dossier « Eléments envoyés » et
qui apparaissent alors en italique.
Il faut toutefois noter que l’affichage en mode
« conversation » ne représente pas la vue par défaut et doit
donc être activé par l’utilisateur.
Outre cette fonction de regroupement, il est aisé de
« nettoyer » une conversation ce qui a pour effet de
diminuer le nombre de messages en supprimant ceux qui sont
redondants.
Enfin, si une conversation dérape ou si son objet ne vous
concerne plus, Outlook 2010 introduit la possibilité
« d’ignorer » ces échanges ce qui aura pour effet d’effacer
en une opération l’ensemble des messages correspondants mais
également de supprimer tous les messages à venir en lien
avec ce sujet.
Ces différents outils permettent de réduire
significativement le nombre de messages qui apparaissent
dans les différents dossiers.
Les actions rapides
Ce nouvel outil a pour objet d’automatiser des actions
récurrentes par le biais de macros instructions qui pourront
ultérieurement être activées en cliquant sur le nom voulu.
Dans la copie d’écran ci-après, on trouve une série
d’actions programmées : FYI, CC, … et le bouton « nouveau »
affiche une liste de types d’actions à créer comme le
déplacement d’un message dans un dossier, l’ajout d’un
indicateur, le transfert d’un message, …
Intégration des réseaux sociaux
Prenant acte de l’importance croissante des réseaux
sociaux, Outlook 2010 permet de se connecter à différents
réseaux pour afficher les activités de ses contacts sans
quitter l’application.
Outlook 2010 permet d’afficher un « volet de personnes »
qui apparait lors de l’ouverture d’un message et qui
présente les derniers messages, rendez-vous ou pièces
jointes de chaque contact.
En paramétrant cette fonction, il est possible de
synchroniser les flux d’information de chaque contact auquel
nous sommes connectés.
L’exemple ci-dessous affiche les derniers messages d’un
contact ainsi que les mise à jour postées sur Linkedin. A ce
jour deux connecteurs sont disponibles : Myspaces et
Linkedin, Facebook et Viadeo devant bientôt être
disponibles.
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Outlook Web Access et Outlook Mobile 2010
Outlook 2010 est également disponible en deux
déclinaisons supplémentaires que sont la version Web nommée
Outlook Web Access et une version mobile destinée aux
utilisateurs de Windows Mobile 6.5 ainsi que de la prochaine
version 7.
La version Web est pratiquement identique à Outlook 2010
et a pour objet de permettre d’accéder au contenu d’une
boite Exchange depuis la plupart des navigateurs.
Outlook Web Access 2010
Messagerie unifiée
Pour les entreprises ayant déployé Exchange 2010 et
intégré ce dernier avec leur PABX, il est possible de
transmettre directement les faxs et messages vocaux dans la
boite aux lettres de l’utilisateur, concept désigné sous le
terme de messagerie unifiée.
La nouveauté est qu’on peut désormais afficher la
transcription écrite des messages vocaux dans Outlook 2010
ce qui permet de consulter ses messages vocaux sans
nécessairement devoir les écouter.
