La collaboration et le travail en équipe sont des
activités consubstantielles à toute collectivité, chaque
entreprise « faisant» du travail collaboratif sans le
savoir. Pour autant, rares encore sont les organisations à
penser cette dimension et à déployer une infrastructure
favorisant le travail en commun. Les plateformes de travail
collaboratif, traditionnelles comme hébergées, sont pourtant
nombreuses et en rapide évolution. Tour d’horizon des
principales tendances.
Si la collaboration représente le mode normal de
fonctionnement d’une collectivité, encore faut-il pouvoir
disposer d’une infrastructure supportant cette activité.
Faute d’outils appropriés, le risque est grand de voir
les salariés se « débrouiller » en détournant les outils à
leur disposition.
Qu’on songe par exemple à l’usage qui est fait de la
messagerie électronique dans la plupart des entreprises.
L’email est aujourd’hui massivement utilisé, pour
communiquer bien sûr, mais aussi très souvent de façon
informelle pour transporter toutes sortes de documents, en
interne comme en externe. On l’utilise fréquemment pour
solliciter la révision d’un document en pièce jointe, on
s’en sert pour demander un complément d’information auprès
d’un fournisseur, on l’utilise pour lancer des sondages ou
pour récolter des réponses via un questionnaire; bref on
s’en sert pour des tâches collaboratives, en dépit des
limites et des risques inhérents à l’usage d’un outil, la
messagerie, qui n’a pas été conçu pour ces emplois.
Un équipement encore limité dans la plupart des
entreprises
Les différentes études qui ont été menées sur ce sujet
montrent que les outils traditionnels que sont la
messagerie, le téléphone et les espaces de partage de
fichiers continuent à dominer largement les usages.
Utilisées par 80 % des entreprises, ces « solutions »
devancent largement les outils spécialisés tels que les
espaces de documents partagés, les portails et les sites
d’équipe, la messagerie instantanée, la téléconférence et
vidéoconférence, ou encore les communautés, …
Une offre abondante
Si les entreprises ne sont pas mieux équipées, ce n’est
pas en raison d’une insuffisance de l’offre. Microsoft
notamment avec son offre SharePoint, IBM, Cisco, Orange
Business Services, Google ainsi que différentes solutions
« libres » se disputent un marché en forte croissance.
Le produit phare dans ce domaine semble être la
plateforme SharePoint de Microsoft dont la version 2010
vient d’être rendue disponible simultanément à Office 2010,
les deux produits entretenant des liens étroits.
SharePoint est une sorte de boite à outils d’entreprise,
destinée à la collaboration, qui a pour objet de faciliter
le partage de documents et leur révision depuis Office, la
production de sites d’équipes et de portails d’entreprise
(intranet tout comme extranet), l’indexation des documents
pour en faciliter l’accès, le partage de données issues
d’applications de Business Intelligence, la création de
communautés …
Il doit faire face à des plateformes concurrentes, à des
offres plus spécialisées par exemple dans la gestion
documentaire ou la création de réseaux sociaux, sans oublier
les offres hébergées comme Google Apps dont une des
caractéristiques est de permettre la co-édition des
documents. A ces propositions s’ajoutent de nombreux
produits Open Source adressant différents aspects de la
collaboration.
On observe de plus en plus l’intégration de différents
outils en vue de composer une plateforme adaptée aux besoins
particuliers de chaque entreprise. Il n’est pas rare, par
exemple, de voir co-exister une plateforme de réseau social
interne comme Blue Kiwi avec SharePoint, les deux outils
échangeant leurs données pour conserver la cohérence du
système d'information.
Collaboration et communication
Il est difficile de séparer ces deux domaines, tant ils
sont naturellement imbriqués. Collaborer c’est
forcément communiquer et les outils ne manquent pas dans ce
domaine. On trouve notamment, outre l’email, la
messagerie instantanée qui permet des échanges informels en
intra et inter-entreprises. Les outils de VoIP tels que
Skype sont également appréciés, tout comme les offres
permettant d’organiser des conférences audio ou vidéo sur le
Web.
Si l’entreprise ne souhaite pas autoriser l’usage de
solutions grand public comme MSN Messenger, elle peut
déployer sa propre infrastructure de communication. Office
Communications Server permet par exemple de déployer des
outils de messagerie instantanée dont les accès sont
fortement sécurisés et les échanges archivés. Ce même
produit sera également utilisé pour la VoIP, la vidéo
conférence …
Au-delà de ces fonctions de communication, ce produit
intègre la notion de présence qui permet de connaitre le
statut d’un collaborateur (disponible, en réunion, en
congés, …) et donc de pouvoir décider du meilleur moyen de
communiquer en fonction du contexte (appel téléphonique,
message instantané, email, …).
Ces informations de présence étant présentes au sein des
documents Office hébergés dans les sites SharePoint,
l’imbrication étroite des fonctions de collaboration et de
communication renforce encore l’impact sur la productivité.
Affichage de la
disponibilité de collaborateurs
Les évolutions à venir
Les plateformes du marché sont en évolution rapide pour
prendre en compte les retombées du Web 2.0.
Elles intègrent de plus en plus les réseaux sociaux et la
gestion de projet. Elles supportent la collaboration en mode
simultanée, la gestion de présence, la création de blogs et
de kiwi et enfin les conférences web.
L’impact d’une plateforme de collaboration sur
l’entreprise
Le déploiement d’une infrastructure de collaboration
impacte la productivité mais affecte également
l’organisation et les processus de l’entreprise.
En mettant à disposition de ses collaborateurs des outils
performants, une entreprise se donne les moyens d’explorer
des modes de fonctionnement inédits reposant sur la
numérisation de processus jusque-là manuels, sur le travail
en situation de mobilité, sur la collaboration en temps
réel, sur le partage d’informations accélérant la
prise de décision, …
Ces évolutions mises bout à bout peuvent impacter le mode
de fonctionnement d’une société et amener à repenser son
organisation.
Les conséquences en ce sens peuvent se comparer aux
retombées de l’introduction de la messagerie électronique
dans l’entreprise, dans les années 90, et les évolutions qui
en découlèrent concernant ses modes de communication ainsi
que son organisation.
